Nuovo articolo sul tema della fattura elettronica. Nell'appuntamento di oggi ci soffermeremo su un altro tema estremamente delicato: la conservazione delle fatture elettroniche. Tramite esempi ed immagini cercheremo di illustrare tutte le modalità e i tempi di conservazione delle fatture nella loro nuova forma: ovvero quella elettronica, in formato XML. Iniziamo.

La conservazione delle fatture elettroniche

La nuova modalità di fatturazione ha portato con se ad un'altra importante modifica. Le fatture elettroniche dovranno anche esse essere conservate in maniera digitale.

La fatturazione elettronica modifica dunque la modalità di conservazione, passando da una conservazione fisica ad una digitale ed elettronica.

Posso dunque archiviare le mie fatture elettroniche nel mio pc, su una penna Usb o su un hard disk esterno?

No, non è possibile conservare le e-fatture su dispositivi esterni quali usb, compact-disk, etc.  Vi sono infatti precise regole per la conservazione che ne devono garantire l’immodificabilità, l’integrità e l’autenticità dei documenti. I documenti informatici sono infatti conservati in modo da rispettare le norme civilistiche, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e le altre norme di carattere tributario che riguardano la corretta tenuta della contabilità. 

Come conservare dunque le fatture elettroniche?

L'Agenzia delle Entrate ha, a tal riguardo, rilasciato un servizio gratuito che consente la conservazione delle fatture elettroniche per 15 anni. Per usufruire di tale servizio dovrai richiedere l'attivazione al servizio entrato nel sito Fatture e Corrispettivi tramite le proprie credenziali fisconline, tramite la carta nazionale dei servizi o tramite SPID- identità digitale oppure delegando un intermediario (ad esempio un commercialista) ad accedere con le sue credenziali entratel. Una volta entrati nella propria area, procedere come riportato nell'immagine qui sotto:

Sarà poi necessario entrare nell'area dedicata alla conservazione ed infine richiedere l'adesione al servizio di conservazione di fattura. Dal momento dell'adesione saranno portate in conservazione tutte le fatture trasmesse e ricevute dallo Sistema di interscambio dell'agenzia delle entrate.

La fatture sono conservate per un periodo di 15 anni, ma la convenzione con il servizio di conservazione ha durata triennale. Pertanto alla scadenza sarà necessario rinnovare questo servizio gratuito offerto dall'agenzia delle entrate.

In alternativa o in aggiunta al servizio offerto dall'agenzia sarà possibile usufruire di servizi a pagamento di conservazione delle fatture elettroniche di provider privati. Spesso gli stessi programmatori di software gestionali mettono a disposizione questo servizio per la conservazione delle fatture elettroniche. Se ti appoggi quindi ad un software contabile per l'emissione o la ricezione delle tue e-fatture, contatta il tuo programmatore.

Come mi devo comportare con i documenti che ricevo in formato cartaceo?

Non ci sono sostanzialmente delle modifiche rispetto al passato: se ricevi una fattura cartacea da un soggetto escluso dall'emissione della fattura in formato Xml (perché ad esempio soggetto estero o appartenente al regime forfettario) la registrerai e conserverai come avevi sempre fatto fino al 31/12/2018. Infatti deve essere conservato digitalmente solo tutto ciò che passa tramite lo Sdi dell'agenzia delle entrate.

E se il mio fornitore non ha esclusioni specifiche dalla fattura elettronica, ma emette comunque fattura cartacea?

Se il fornitore non emette la fattura elettronica, trasmettendola al Sistema di Interscambio, la fattura non si considera fiscalmente emessa. Non avrai dunque un documento fiscalmente corretto e non potrai esercitare il diritto alla detrazione dell'iva. In questo caso dovrai richiedere al fornitore l'emissione della fattura elettronica via Sdi perchè questo, ricordiamo, è l'unica maniera valida. Se non la riceverai sarai obbligato ad emettere autofattura ai sensi dell’articolo 6, comma 8, del d.Lgs. n. 471/97. Con la regolarizzazione potrai portare in detrazione l’IVA relativa.