Nell'articolo di oggi ci occuperemo di fatture elettroniche scartate. Cercheremo in particolare di capire insieme quali sono le condizioni che determinano lo scarto di una fattura elettronica e cosa si deve fare per il loro re-invio. In caso di scarto di una e-fattura sarà necessario muoversi in una determinata maniera. Per scoprire come, vi invitiamo a leggere il nostro articolo. Buona lettura!

Quando possiamo parlare di fatture elettroniche scartate?

Chi ha avuto a che fare con la pubblica amministrazione negli ultimi anni sa cosa vuol dire avere a che fare con delle fatture elettroniche scartate. Il sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate (presso cui vengono comunicate tutte le fatture elettroniche) è infatti attivo da diversi anni, anche se fino al 2018 era stato utilizzato esclusivamente nei confronti della pubblica amministrazione. Con il 2019 è stato esteso anche alle fatture tra privati. Tra i privati e la pubblica amministrazione vi è però una differenza sostanziale:

• la pubblica amministrazione ha la possibilità di poter contestare la fattura elettronica che ha ricevuto e di inviare una ricevuta di scarto al mittente (dove vengono segnalati gli errori). A questo punto il mittente si deve adoperare per inviare un nuovo documento elettronico con le dovute correzioni.
• il privato che riceve una fattura elettronica che ritiene errata (perché ad esempio non è stato inserito in modo corretto l'importo pattuito) non può contestare la fattura che ha ricevuto. In altri termini se il destinatario riceve una e-fattura sbagliata non può richiedere immediatamente l'emissione di un nuovo documento corretto. Per fare ciò sarà necessario prima "annullare" la fattura elettronica ricevuta attraverso una nota di credito da inviare anche essa in maniera elettronica allo Sdi (per scoprire come, leggi il nostro articolo sulle note di credito elettroniche).  Successivamente il fornitore potrà emettere una nuova e-fattura, con i dati corretti. 

Una fattura elettronica inviata ad un privato tramite lo Sdi si considera a tutti gli effetti emessa e non è più possibile modificare tale fattura. Pertanto per correggere eventuali errori sarà necessario utilizzare una nota di variazione. L'introduzione della fattura elettronica comporta da parte dell'operatore un'attenzione maggiore nella creazione della fattura elettronica.

Nei rapporti tra imprese private, quando vi è uno scarto della fattura elettronica?

Abbiamo appena visto che un'impresa privata che riceve una fattura in formato elettronico, non ha la possibilità di respingere il documento ricevuto. La domanda dunque sorge spontanea: ma quando è che una fattura viene scartata? La fattura tra imprese private viene scartata quando non riesce a superare i controlli dello Sdi (il sistema di interscambio dell'agenzia delle entrate). Ricordiamo infatti che la fattura elettronica non viene inoltrata direttamente al cliente, ma prima deve passare attraverso lo Sdi che sottopone la fattura ad una serie di controlli automatici per verificarne la validità.  Superati questi controlli, le fatture vengono poi reindirizzate alla pec o al codice destinatario del cliente. Una fattura scartata dunque non riesce mai a raggiungere il cliente perché viene "bloccata" durante la trasmissione dal sistema d'interscambio.

Quali tipo di errori comportano lo scarto della fattura elettronica?

Codice destinatario assente

Già in un precedente articolo c'eravamo domandati se la mancata indicazione del codice destinatario/pec del cliente poteva determinare lo scarto della fattura. In questo caso il fornitore, non conoscendo il codice destinatario o la PEC, invierà comunque la fattura in formato elettronico allo Sdi, inserendo nel codice destinatario i "famosi" 7 zeri e lasciando vuoto il campo dedicato alla PEC.  A questo punto il Sistema d'interscambio dell'agenzia delle entrate, non sapendo a quale canale far consegnare la fattura, restituirà al fornitore un'avviso di mancata consegna. Nota bene: in questa ipotesi  la fattura elettronica non sarà scartata, ma sarà a tutti gli effetti emessa. 

• Il fornitore a questo punto dovrà comunicare al cliente attraverso canali da lui scelti (es. mail, PEC) che la sua fattura si trova nel sito dell'agenzia delle entrate (Fatture & Corrispettivi).
• Il cliente potrà accedere alla sua area personale presente nel sito web dell'agenzia, visionare la sua fattura per potersi poi portare in detrazione l'iva relativo all'acquisto.

Partita iva/codice fiscale errato

In questa ipotesi la fattura sarà scartata. La fattura trasmessa sarà infatti sottoposta ai controlli dello Sdi che ne daranno un esito negativo comportando lo scarto della e-fattura. Il sistema informatico dell'agenzia farà infatti un controllo incrociato con i dati inseriti nella fattura in xml con quelli presenti all'interno dell'anagrafe tributaria. Nel momento in cui non sarà in grado di trovare la partita iva (o codice fiscale in caso di consumatore finale) nella banca dati tributaria, rileverà un errore e scarterà la fattura. Lo scarto della fattura comporta la mancata emissione della stessa. Sarà quindi necessario l'invio di un nuovo documento elettronico con i dati corretti. 

Altre ipotesi di errore

Vediamo ora quali sono altre ipotesi che possono determinare lo scarto di una fattura elettronica:

• Dimensione del file trasmesso: ogni file fattura non può superare i 5MB di dimensione, e gli allegati, considerati nel loro insieme, non possono essere superiori ai 30MB. 
• Coerenza dei dati inseriti: lo Sdi verifica se vi è coerenza tra l'iva indicata in fattura rispetto all'imponibile e all'aliquota indicati nel file xml.
• Nome del file: il file che viene inviato non può avere un nome di fantasia, ma deve indicare elementi quali il codice identificativo del paese [IT], il codice identificativo del soggetto trasmittente [partita iva],  il progressivo univoco del file (esempio IT01234567891_00001.xml). Ciò viene fatto per evitare la trasmissione di documenti che sono già stati inviati allo Sdi.
• Unicità della e-fattura: la verifica viene eseguita al fine di intercettare ed impedire l’inoltro di una fattura già trasmessa e elaborata.
• Altri dati obbligatori: il mancato inserimento della data di emissione, della qualità e della quantità dei beni/servizi indicati in fattura.

Come e quando viene comunicato lo scarto di una fattura elettronica?

In caso di mancato superamento dei controlli viene recapitata - entro 5 giorni - una “ricevuta di scarto” del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI. Se hai avuto una ricevuta di scarto perché la tua e-fattura non ha superato i controlli dello Sdi, non ti devi però preoccupare. In base agli errori segnalati nella ricevuta di scarto dovrai fare una nuova fattura da inviare sempre elettronicamente con tutti i dati corretti.

Come fare per il re-invio della fattura elettronica che è stata scartata?

Nella Circolare n. 13/E/2018 l’Agenzia delle Entrate indica una prima soluzione preferibile. Tale soluzione prevede l'invio di una nuova fattura elettronica entro i 5 giorni successivi alla comunicazione di scarto, recante il medesimo numero e data del documento originario “scartato”.

Ma poco fa non avevamo detto che un requisito essenziale per evitare scarti era l'unicità della fattura inviata (ovvero che le fatture trasmesse non abbiano la stessa data e numero di altre già precedentemente inviate)? 

Nella circolare l'agenzia precisa che non ci sarà un nuovo scarto della nuova fattura trasmessa determinato dalla duplicazione di una fattura già inviata proprio perché la precedente fattura era stata scartata e quindi viene considerata come non emessa. Lo scarto della fattura che rechi dati coincidenti con quelli di una fattura precedentemente trasmessa avviene solo nel caso in cui non sia stata inviata al soggetto trasmittente una ricevuta di scarto del precedente documento.

Ma se non posso fare una nuova fattura con lo stesso numero e data del documento scartato?

E' un'ipotesi probabile: gli stessi programmi di contabilità potrebbero avere difficoltà a ricreare successivamente un nuovo documento con la stessa data e numero, in particolare se nel periodo intercorso tra la prima emissione e la notifica di scarto sono stati emessi altri documenti elettronici. Come fare dunque?

In questo caso sarà possibile emettere un nuovo documento con una nuova data e un nuovo numero che segua la progressione degli altri documenti che sono già stati inviati elettronicamente. Sarà opportuno richiamare in questo nuovo documento la precedente fattura scartata da SdI. 

In alternativa il contribuente emetterà sempre un nuovo documento, ma potrà utilizzare una specifica numerazione utilizzando un apposito sezionale. Già più volte nel corso dei nostri articoli c'eravamo soffermati sull'importanza di utilizzare i sezionali iva per la nostra contabilità. Essi infatti permettono di gestire in maniera separata le differenti situazioni che si possono presentare con la fatturazione elettronica.  Un aspetto da tenere a mente è che in tale sezionale non necessariamente deve esservi una consequenzialità di numerazione delle fatture 

Così, ad esempio, a fronte delle fatture n. 1 del 2/01/2019 e n. 50 dell’1/03/2019 (uniche 2 fatture del contribuente scartate dal SdI sino a quella data), potranno essere emesse la n. 1/R del 10/01/2019 e la n. 50/R dell’8/03/2019 annotate nell'apposito sezionale.”

 

Siamo giunti alla fine di questo articolo: abbiamo cercato di capire insieme quali sono le condizioni che determinano lo scarto della fattura, quali sono i tempi e le modalità per il re-invio del documento elettronico corretto. Per ulteriori approfondimenti continua a seguire il nostro Blog!