Come inviare una fattura elettronica: tutte le alternative a tua disposizione

Nel presente articolo vi mostreremo tutte le alternative per poter emettere correttamente una fattura elettronica. Utilizzeremo esempi e vi illustreremo tramite immagini come comporre e inviare una fattura elettronica. Continua poi la lettura con il nostro approfondimento relativo alla ricezione della e-fattura.

L’invio della fattura elettronica con il software Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate

Il primo servizio che analizziamo è quello gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate. Per usufruire di tale servizio dovrai effettuare l’accesso all’area riservata fatture e corrispettivi tramite le tue credenziali fisconline, tramite la carta nazionale dei servizi o tramite SPID- identità digitale oppure delegando un intermediario (ad esempio un commercialista) ad accedere con le sue credenziali entratel. Una volta all'interno della tua area riservata, dovrai generare una nuova fattura. L'immagine qui di seguito illustra i passaggi per comporre una fattura elettronica ordinaria (verso un altro soggetto privato).

Nel caso in cui la fattura sia rivolta verso un soggetto di carattere pubblico, dovrai selezionare “Fattura PA”. Per la corretta emissione di una fattura verso soggetti pubblici, vi invitiamo comunque a leggere il nostro approfondimento La fattura elettronica verso la pubblica amministrazione.

Una volta all'interno della composizione della fattura elettronica dovrai completare i seguenti step e alla fine avrai la tua fattura in formato elettronico pronta per l’invio.

I miei dati

In questa area sono riportati in automatico tutti i dati dell’emittente in base alle informazioni presenti in anagrafe tributaria. Potrai comunque modificare le informazioni ivi presenti in ogni momento.

Cliente

All’interno di questa area devi inserire i dati del tuo cliente. Potrai comodamente richiamare i dati anagrafici del cliente (presenti in anagrafe tributaria), inserendo la Partita Iva e cliccando su "Recupera Dati Anagrafici e di Registrazione". Questa funzionalità ti permette inoltre di recuperare tra i vari dati, anche il codice destinatario del tuo cliente; se sei interessato a questo servizio, consulta il nostro articolo Come trovare un codice destinatario per la fattura elettronica.

Dati della fattura

Una volta inseriti i dati dell’emittente e del destinatario, dovrai comporre il corpo della fattura.

Per inserire la descrizione, la quantità e il prezzo del bene o del servizio scambiato, devi procedere cliccando sul pulsante “+ Aggiungi” (come nell’immagine qui sopra).

Potrai inserire ulteriori informazioni per la tua fattura elettronica, facendo semplicemente la spunta tra le voci presenti nella sezione a destra “Altri dati”.
Tra le più casistiche ricorrenti sicuramente vi sono:

Dati pagamento, per inserire tutti i dettagli per il pagamento della fattura, quali IBAN e tempi per l’incasso.

Causale, per mostrare informazioni aggiuntive al tuo cliente. All'interno potrai inserire i riferimenti alla lettera d’intento in caso di esportatore abituale o diciture quali contributo Conai assolto ove dovuto.

Dati DTT, voce essenziale qualora si stia facendo una fattura elettronica differita. Con questa informazione infatti richiamerai i precedenti DDT emessi verso il destinatario della e-fattura.

Dati ritenuta, per indicare l’importo della trattenuta che il cliente dovrà effettuare.

Prima di procedere alla fase successiva, dovrai inserire a mano l’importo totale del documento (come illustrato qui di seguito):

Una volta fatto, dovrai passare all’ultimo step cliccando il pulsante “Vai a verifica dati”.

Verifica dati

Qui viene riportato un riepilogo degli step precedenti. Sarà molto utile rivedere con attenzione quanto fatto nelle precedenti fasi di compilazione: una volta inviata la fattura non sarà più possibile modificarla ed eventuali errori (che ne possono determinare anche lo scarto) potranno essere corretti solo mediante l’emissione di una nota di credito elettronica. La grande comodità è che in fondo alla pagina vengono riportate in rosso tutte le segnalazioni che impediscono l’invio del documento elettronico: potrai in questa maniera tornare indietro e correggere eventuali problemi. Se tutto è corretto, allora dovrai confermare la fattura:

Una volta confermato, potrai scaricare la tua fattura sia in formato XML “Salva XML” che in formato PDF “Visualizza PDF”.

Invio fattura

Alla fine, potrai procedere all’invio della e-fattura cliccando nel pulsante “Invia”. Prima dell’invio, ricordati di sigillare la fattura con l’apposito pulsante “sigilla”: in questa maniera assegnerai un codice specifico al tuo file xml ed eviterai di avere file con numeri duplicati (che ne causerebbero lo scarto della e-fattura). Attenzione: se la fattura viene emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione, sarà necessario firmare digitalmente il file XML prima dell’invio; per maggiori informazioni, vi invitiamo a leggere il successivo articolo sulla Fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione.

L’utilizzo di software privati a pagamento per la creazione e l'invio della fattura elettronica

Le stesse operazioni che abbiamo visto nel precedente paragrafo, si ripropongono in maniera similare nei tanti programmi cloud a pagamento delle numerose case di software che si occupano di gestione contabile. Pertanto, non vi sono grandi differenze rispetto all’emissione gratuita del software fatture e corrispettivi offerto dall’Agenzia delle Entrate.

I vantaggi di un provider privato

- Le numerose case di software si stanno confrontando in maniera sempre più competitiva per garantire ottimi programmi ai propri clienti. Molti dei servizi di fattura elettronica offerti dai provider, spesso si integrano alla perfezione con i programmi di contabilità di aziende e professionisti, permettendo una veloce contabilizzazione dei documenti elettronici emessi e ricevuti. I prezzi di mercato inoltre non sono eccessivi ed è possibile acquistare un pacchetto per la fattura elettronica a cifre non esagerate. Tramite questi programmi a pagamento sarai in grado di comporre la tua fattura elettronica e di procedere al suo invio.

- Il software dell’Agenzia delle Entrate è studiato per coprire le innumerevoli casistiche di fatturazione che possono intercorrere tra due aziende. La grande quantità di opzioni presente potrebbe però creare un effetto dispersivo, in particolare per coloro che non utilizzano spesso questo tipo di software. I vari programmi a pagamento cercano invece sempre di differenziarsi, offrendo soluzioni intuitive e personalizzate.

L’invio della fattura elettronica tramite la propria PEC

Ci siamo già occupati in un precedente contributo dell'invio della fattura elettronica via PEC. Nel presente articolo ripercorreremo i tratti salienti per questo tipo di emissione elettronica. Per l’invio della fattura elettronica ti potrai in alternativa appoggiare alla tua PEC. Per prima cosa però dovrai predisporre la tua e-fattura in formato XML.

Per la sua creazione ti dovrai comunque affidare ad uno dei servizi (gratis o a pagamento) già illustrati nel corso di questo capitolo.

Una volta creato il file XML, dovrai procedere all’invio della fattura via PEC seguendo il seguente percorso:

predisporre il messaggio di PEC;
inserire il file XML della fattura elettronica come allegato del messaggio di PEC;
inserire e inviare, la prima volta, il messaggio di PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.

Ricevuta la PEC, lo SdI comunicherà – con apposito messaggio inviato allo stesso indirizzo PEC da cui ha ricevuta la email – un nuovo indirizzo PEC-SdI a cui inviare le successive PEC contenenti le altre fatture elettroniche.

Chi può usufruire di questa opzione

L’utilizzo della PEC per l’invio della fattura elettronica può essere comodo per coloro che utilizzano un software privato che non sia in grado di inviare le fatture elettroniche. I costi per creare un canale per l’invio verso lo SDI dell’Agenzia delle Entrate sono infatti molto elevati, e non tutte le case di software hanno sostenuto questo tipo di investimento. Alcuni programmi pertanto sono limitati alla sola creazione della e-fattura in formato XML: in questa ipotesi potrà essere utile inviare la fattura XML utilizzando la propria PEC.